Nous donnons suite à notre infolettre du mois de novembre 2015 afin de vous informer de l’entrée en vigueur, le 1er juin 2016, des modifications des règlements adoptés en vertu de la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ, c. C-65.1).
Ces règlements prévoient notamment les modifications suivantes au Règlement sur les contrats d’approvisionnement des organismes publics (RLRQ, c. C-65.1, r.2), au Règlement sur les contrats de services des organismes publics (RLRQ, c. C-65.1, r.4) et au Règlement sur les contrats de travaux de construction des organismes publics (RLRQ, c. C-65.1, r.5) :
- L’organisme public pourra offrir la possibilité aux soumissionnaires de transmettre leur soumission par courriel via le système électronique d’appel d’offres (SEAO). Le dépôt d’une soumission sur support papier et sur support électronique constituera le dépôt de plusieurs soumissions. Toutefois, jusqu’au 31 mai 2019, le dépôt d’une soumission sur support papier et sur support électronique ne constituera pas le dépôt de plusieurs soumissions. Durant cette période, dans le cas de dépôt d’une version papier et d’une version électronique, la version papier ne devra être considérée que si l’intégrité de la version électronique ne peut être établie;
- La liste des organismes publics faisant partie d’un regroupement d’achats ou ayant exprimé leur intention d’y être partie n’aura plus à être divulguée dans les documents d’appel d’offres;
- Les causes de rejet automatique d’une soumission incluses aux conditions de conformité seront beaucoup plus explicites;
- Il sera possible, si cela est précisé aux documents d’appel d’offres, de ne plus considérer une demande de précision formulée moins de 2 jours ouvrables avant la date et l’heure limite pour la réception des soumissions;
- Lorsque le contrat sera adjugé suite à une évaluation de la qualité, l’organisme public devra, suite à une demande écrite d’un soumissionnaire, lui transmettre les résultats de l’évaluation de sa soumission pour chacun des critères et lui exposer sommairement les motifs justifiant le fait que sa soumission n’a pas été retenue;
- Pour les appels d’offres en approvisionnement, il sera possible de prévoir que l’organisme tiendra compte des coûts additionnels liés à l’acquisition des biens dans la détermination du prix le plus bas ou du prix ajusté le plus bas. L’ajustement des prix par l’organisme devra être fondé sur des éléments quantifiables et mesurables identifiés aux documents d’appel d’offres.
Autre nouveauté, un règlement visant les contrats en matière de technologies de l’information a également été édicté et publié à la Gazette officielle du Québec le 27 avril 2016. Ce règlement vise plus précisément les contrats ayant pour objet l’acquisition de biens ou la prestation de services en matière de technologies de l’information lorsqu’ils cherchent à assurer ou à permettre des fonctions de traitement et de communication d’informations par des moyens électroniques, dont notamment leur collecte, leur transmission, leur affichage et leur stockage (art. 1 du règlement). Le Règlement sur les contrats d’approvisionnement des organismes publics et le Règlement sur les contrats de services des organismes publics ne trouveront plus application pour ces contrats.
Nous vous invitons à consulter les textes des règlements afin de prendre connaissance de l’ensemble des modifications apportées et du contenu du nouveau règlement sur les contrats en lien avec les technologies de l’information. Ils sont disponibles dans la Gazette officielle du Québec du 27 avril 2016 (27 avril 2016, 148e année, n°17, page 2258).
